一、材料准备
1. 确定赴港澳人员，明确赴港澳时间，获得有效邀请函。申请赴台人员填写《湖南工程学院因公临时出国、赴港澳台校内审批表》（以下简称《审批表》），由各相关单位逐一签署意见审批后将《审批表》原件与邀请函等相关材料交至国际交流中心存档，自己留一份《审批表》复印件。
2. 因公临时出国/赴港澳任务和预算审批。填写《因公临时出国/赴港澳任务和预算审批意见表》，交国际交流中心和财务处签字。
3. 携《湖南省因公赴港澳报批件》、《因公临时赴港澳人员备案表》（2份）、邀请函复印件、行程表等材料报学校分管外事副校长审批并签字、盖章（具体表格见附件）。
4. 网上公示。（5个工作日）
二、校外手续办理
1.报批
将符合规范的申报材料（《湖南省因公赴港澳报批件》、《因公临时赴港澳人员备案表》、邀请函及公务行程、其他材料及附表）扫描后转换为PDF格式发送电子邮件至港澳事务处受理邮箱：hunangangao@163.com（咨询电话:0731-82689210），原件送窗口受理。
受理窗口:办证大厅12号窗口(长沙市韶山北路12号湘汇大厦3楼)
咨询电话: 0731-82217493
对外时间:工作日8:00-12: 00, 14:30-17:30 (夏季下午办公时间推迟半小时) ,周三下午推迟1个半小时办公。
2.其他注意事项
（1）团组人数超过8人时需填报《湖南省因公赴港澳报批件附表》；
（2）非组团单位的参团人员、须报省港澳办审批的市州人员、根据干部管理权限须征求主管部门或省(市)领导意见的人员，需填报《因公临时赴港澳参团人员情况表》；
（3）首次办证或需要更换新证人员需填报《因公往来港澳通行证申请卡》；
（4）首次申报多次签注人员需填报《首次申办多次签注人员情况表》；
（5）续办多次签注人员需填报《续办多次签注人员赴港澳情况表》；
（6）参加双跨团组的，需提供国家部门、外省(市、区) 《任务批件》复印件及《任务通知书》原件；执行培训任务的，需提供国家外国专家局《任务批件》或《培训审核件》。
3.办理时限
如材料齐全规范，一般情况下，自受理之日起处级及以下团组4个工作日，副厅级团组6个工作日，正厅级团组8个工作日。
4.归还通行证并提交出访报告
出访人员应在回来后7天内将所持因公往来港澳通行证交还至国际交流中心外事办，15天内提交出访报告。
附件：1. 湖南工程学院因公临时出国、赴港澳台校内审批表
2. 因公临时出国/赴台任务和预算审批意见表
3. 湖南省因公赴港澳报批件及附表
4. 因公临时赴港澳人员备案表
5. 因公临时赴港澳参团人员情况表
6. 因公往来港澳通行证申请卡
7. 首次申办多次签注人员情况表
8. 续办多次签注人员赴港澳情况表
